“Voor mijn opleiding Directiesecretaresse/Managementassistent, een vierjarige mbo-opleiding voor secretaresse- en receptiewerk, ben in 2018 bij MEO stage gaan lopen. Ik ben zelf gaan googelen – school bood wel een lijst met allerlei verschillende stageadressen aan, maar MEO stond daar toen nog niet tussen. Ik kwam terecht op de site werkenbijmeo.nl. Daar stond een citaat als “We have the best coffee”, een beetje geïnspireerd op het ‘Netherlands Second’-filmpje van Arjen Lubach. Daar moest ik zo om lachen, dat ik dacht: volgens mij is dit zo’n ontzettend leuk bedrijf, ik ga gewoon vragen of ik mag stagelopen.”

Rechterhand

“Ik ben mijn stage begonnen als backofficemedewerker, dus met secretariële taken zoals mailboxen behandelen en de telefoon opnemen. Daar zat nog niet heel veel contact met de klanten zelf bij. Maar al snel had Romy, de leidinggevende van de backoffice, een rechterhand nodig. In die periode zat de afdeling nog in Alkmaar en was het aantal klanten behoorlijk aan het groeien. Ik ben steeds meer taken van haar over gaan nemen, zoals contact met klanten om kleine opdrachten te communiceren en terug te koppelen: verzendingen van brieven, informatie die op websites geplaatst moest worden en processen opstellen rond evenementen, zoals een algemene ledenvergadering of een lotgenoten- of vrijwilligersdag – hoe het programma eruit komt te zien, het draaiboek, vrijwilligers regelen die gastheer of gastvrouw willen zijn, notuleren.

“Zo kreeg ik binnen mijn stage al een beetje een leidinggevende rol. Het beviel van beide kanten zo goed, dat ik nooit meer ben weggegaan: ik kon betaald als junior projectmanager aan de slag. Nu zijn er vrijwel jaarlijks backoffice-stagiaires vanuit mijn opleiding – mede omdat ik hier ben blijven plakken, is MEO op de stagelijst gezet.”

Geen dag hetzelfde

“De backoffice werd steeds groter. Van een handjevol klanten gingen we naar tientallen. Er kwamen steeds meer nieuwe werkzaamheden bij. Ik kreeg vaker en vaker contact met klanten en ben meer in de procesmatige rol gedoken. Ik ging met klanten in gesprek over de huidige processen binnen hun organisatie: contributieplanning, donaties, binnenkomst en verwerking van ledenaanmeldingen, opzeggingen. Maar ik ging bijvoorbeeld ook kijken hoe ze de administratie hadden ingericht en waar de verbeterpunten lagen, zodat we die op een slimme manier konden optimaliseren en zoveel mogelijk automatiseren.

“Ik werk bij MEO, maar ik ben eigenlijk elke minuut van een andere club. Dat maakt het ontzettend afwisselend: ik doe geen dag hetzelfde, waardoor er heel veel uitdaging blijft. Ik ben het eerste aanspreekpunt voor klanten als het gaat om de overkoepelende processen van de backoffice, bijvoorbeeld als zij vragen hebben over grotere verzendingen. Ook heb ik al het klantcontact met de besturen van de verenigingen die klant bij ons zijn. Dat is echt ontzettend leuk, voornamelijk omdat je met zoveel verschillende mensen te maken krijgt. Bij elke vereniging krijg je toch weer een beetje een beeld van hoe dat gaat binnen zo’n organisatie. Daarnaast ben ik acht uur per week projectmanager voor Coöperatie Laatste Wil. Ik ben daar een schakel tussen het bestuur en het kantoor, om de bestuursleden te ondersteunen en de werkdruk op ze te verminderen.”

Backoffice-team

“Ook stuur ik, samen met mijn collega Laudine, het backoffice-team aan: uitleggen hoe het telefoonsysteem en de inbox van het projectmanagementsysteem werken, helpen bij vragen van collega’s en nieuwe collega’s inwerken. Met Romy, Laudine en mezelf meegerekend, bestaat het team ondertussen uit twintig personen. Jaarlijks hebben we altijd minimaal twee stagiaires. Omdat we samen met de gemeente Haarlem ook werkplekken creëren voor mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt, komen eigenlijk altijd wel weer nieuwe medewerkers binnen. Begin september zijn weer drie mensen begonnen, dus het team wordt steeds groter.

“Romy verzorgt voor het project met Haarlem de gesprekken en sollicitaties. Samen maken we de viermaandelijkse plannen, waarbij we kijken naar de persoonlijke doelen van medewerkers. Ik ondersteun daarbij met het inwerken, omdat ik inhoudelijk veel weet van alle processen rondom klanten en administraties. Ook ondersteun ik bij de planning: wanneer begint een collega met de telefoon opnemen, voor welke klanten, met welke tone-of-voice?

“Het allerleukste vind ik om te zien hoe zeer mensen op de afdeling groeien. Daar zie je geen verschil tussen mensen met en zonder een afstand tot de arbeidsmarkt. Wat wij doen op de backoffice is heel erg goed aan te leren. Soms komt een meisje binnen dat ontzettend verlegen is. Uiteindelijk, omdat ze het team en haar werkzaamheden heel goed heeft leren kennen, bloeit ze helemaal op en zit ze vol vertrouwen achter de laptop. We hebben veel mensen gehad die bijvoorbeeld nul komma nul ervaring hadden met een secretariaatsfunctie of met de telefoon opnemen. We hebben zelfs mensen met telefoonangst op de afdeling gehad, maar die uiteindelijk wel de telefoon voor klanten opnamen en dat ook hartstikke goed deden.”

Genoeg te leren

“Ik zei altijd dat ik graag personal assistant zou willen zijn binnen een heel groot internationaal bedrijf. Dat idee heb ik nog steeds wel ergens in mijn achterhoofd. Maar ik heb bij MEO wel gezien wat het inhoudt om projectmanager te zijn en daar gaat mijn voorkeur steeds meer naar uit. Ik verzorg nu voor de eerste keer helemaal zelfstandig de onboarding van een klant: de klant welkom heten en wegwijs maken binnen onze dienstverlening. Dat vind ik een grote uitdaging en ontzettend leuk, dus dat zou ik in de toekomst zeker vaker willen doen. Ik heb nog genoeg om te leren en ben hier dus zeker niet uitgegroeid.”

Ben je geïnspireerd geraakt door Lisa’s verhaal en ben je benieuwd wat wij voor jouw organisatie kunnen betekenen? Neem dan eens contact met ons op.