Factsheets: van cijfers tot deelbaar verhaal

5 maart 2018

Elk bedrijf of organisatie heeft te maken met data. Om deze te delen, vereisen ze enige uitleg of verdieping. De lezer het volledige document laten doorspitten, is natuurlijk niet de bedoeling. Denk aan een verslag over een afgerond project, een jaarverslag of beleidsplan, het verslag van een ledenvergadering of de resultaten van een onderzoek. Het verwerken van deze data in een doeltreffende factsheet, beperkt de overload aan informatie en vat de kern samen in een overzichtelijk verhaal. Maar hoe moet dat?

Visuele kracht

Volledige documenten bevatten vaak te veel informatie voor de lezer, waardoor ze niet echt deelbaar zijn. Voornamelijk de belangrijkste boodschap moet met de wereld gedeeld worden. Om het verhaal kracht bij de zetten, wordt daarnaast laten zien hoe deze boodschap tot stand is gekomen. Een factsheet combineert de belangrijkste data met visuele elementen, die de cijfers begrijpelijk maken en zorgen voor logica. In een overzichtelijk document wordt zo de focus gelegd op de kernboodschap van het verhaal en wordt dit begrijpelijk voor de lezer; dus deelbaar! Dat is de kracht en de meerwaarde van een goede factsheet. Bekijk een voorbeeld van een factsheet hieronder:

Infographic of factsheet

Een factsheet bevat voornamelijk de kernboodschap of belangrijkste cijfers van een uitgebreider document, ondersteund met visuele elementen. Een ander populair en enigszins vergelijkbaar middel is een infographic. Toch dienen infographics in de basis een ander doel dan factsheets. Een infographic richt zich meestal op het uitleggen van een probleem, door middel van datavisualisatie en vormgevingselementen. Een factsheet, zoals de naam al aangeeft, is eigenlijk niets meer dan een overzicht van feiten of data. Toch zorgt de visuele vormgeving ervoor dat een factsheet veel meer kan zijn dan slechts een overzicht. Een voorbeeld van een infographic zie je hieronder:

Focus en logica

Twee elementen zijn cruciaal bij het vormen van een feitelijk overzicht tot een aantrekkelijk en deelbaar middel. Allereerst wordt de focus gelegd op een specifiek feit, daarna wordt het verhaal pas verteld. Regelmatig bevatten factsheets nog te veel tekst en weinig logica. Bepaal daarom eerst wat het belangrijkste aspect is van de boodschap. Wat is de kernboodschap of conclusie die overgebracht moet worden via de factsheet? Om de aandacht van de lezer te trekken, moet met de kernboodschap begonnen worden. Bijvoorbeeld: “De resultaten van project A zijn in 2017 positiever dan voorgaande jaren. Hoe komt dit?”

Hierna wordt de lezer stap voor stap langs de cijfers waaruit dit blijkt geleid. De visuele elementen brengen hierbij de logica aan; bijvoorbeeld het verschil tussen de cijfers uit voorgaande jaren, de positieve cijfers in 2017 en andere vormgevingselementen voor de oorzaak hiervan. Zo hoeft de lezer niet zelf de cijfers uit verschillende jaren te interpreteren, maar is er een duidelijk onderscheid tussen de verschillende data.

Wil je een factsheet maken voor jouw organisatie? Ga aan de slag met deze tips of neem contact met ons op.