Hoe nodig je mensen uit voor een klein evenement, zoals een buurtbarbecue? Mondeling? Met een kaartje? Een appje? Via e-mail? Of met een combinatie van al deze kanalen, om te zorgen dat de boodschap overkomt?

Bij een groot evenement, zoals Lowlands, zijn er nog veel meer manieren nodig om publiek te bereiken: radio, televisie, tijdschriften, internet, noem het maar op. Welke mogelijkheden hebben organisaties die meer organiseren dan buurtbarbecues, maar die lang niet bij Lowlands in de buurt komen?

Tip 1 | Website

Zorg voor een website, of minimaal een pagina op je website, over het evenement. Hierop staat praktische informatie, zoals datum, tijdstip en route-informatie; een eventuele planning van de evenementdag(en); veel gestelde vragen; contactmogelijkheid; en een manier om entreekaartjes te bestellen en, eventueel, te betalen.

Voorzie de website van foto- en videomateriaal, waarop de te verwachten sfeer wordt weergegeven; waarop geplande sprekers of artiesten te zien zijn, of materiaal van voorgaande jaren. Plaats na afloop van het evenement ook foto’s en video’s die daar gemaakt zijn, zodat bezoekers een reden hebben om nog eens terug te komen.

Heb je een website voor uw evenement? Zorg er dan voor dat belangrijke zoekwoorden in je tekst gebruikt worden, zodat bijvoorbeeld Google je website en evenement goed kan vinden. Google AdWords is een gratis zoekwoordenplanner, waarmee je de juiste zoekwoorden voor je evenement kunt bepalen.

Tip 2 | E-mail

Regelmatig verstuur je e-mails aan je publiek, zoals nieuwsbrieven, de bekendmaking van een nieuw product of dienst, informatie en het laatste nieuws over je organisatie. Als de doelgroep van uw evenement hetzelfde publiek is, is het versturen van de aankondiging via e-mail een goed idee. In de uitnodiging kun je een link naar de inschrijf- of ticketpagina op je website plaatsen, maar ook acties, artiesten, activiteiten en sponsors van je evenement bekend maken.

Tip 3 | Sociale bewijskracht

Door te laten zien dat er al veel kaarten voor het evenement verkocht zijn, hebben mensen het gevoel dat zij ook kaarten moeten kopen. Dit komt door de sociale bewijskracht, ook vaak social proof genoemd. We zijn vaak een beetje bang om iets interessants te missen, ook wel FOMO, of Fear of Missing Out, genoemd.

Voorbeelden van sociale bewijskracht zijn: reacties en beoordelingen van klanten – eventueel via aantallen sterren, of geschreven ervaringen. Als deze meningen positief zijn, kunnen ze op een prominente plaats op de website geciteerd worden.

Tip 4 | Sociale media

Sociale media, zoals Facebook, Instagram, Snapchat, Pinterest, Twitter en LinkedIn, zijn goede gratis manieren om bekendheid te geven aan het evenement. Het is heel eenvoudig om via deze media informatie te delen met vrienden. Door bijvoorbeeld een ‘like’ of ‘vind-ik-leuk’ op Facebook bij een bericht of video, kunnen mensen zien wat een vriend leuk vindt. Er kan ook een officiële hashtag bedacht worden voor het evenement, die gebruikt kan worden op Instagram en Twitter – denk aan #mijnevenement. Bezoekers kunnen met de hashtag praten over het evenement en afbeeldingen en video’s kunnen hiermee goed gevonden worden.

Hashtag-tip: Daag mensen uit om op sociale media een creatieve foto te plaatsen of een vraag te beantwoorden, met in het geplaatste bericht de hashtag van het evenement. Dit zorgt voor veel gratis publiciteit. Een voorbeeld voor een muziekevenement: laat mensen hun favoriete liedje plaatsen (video, tekst, afbeelding: alles kan) met de hashtag van het evenement.

Door op de website van het evenement buttons te plaatsen van de verschillende sociale media, kunnen bezoekers met één klik laten weten dat ze aanwezig zullen zijn, en dát zorgt voor sociale bewijskracht.

Tip 5 | Online advertenties

Voor een klein bedrag is het al mogelijk om te adverteren via internet. Denk daarbij aan Facebook-advertenties die goed te targeten zijn. Dit wil zeggen: een advertentie op een specifieke doelgroep richten. Als een evenement in Amsterdam over antieke auto’s gaat, zijn mannen in de leeftijd 18 tot en met 90 jaar oud die in Amsterdam en omgeving wonen, een zeer goede doelgroep. Alleen Facebook-gebruikers die tot deze doelgroep behoren, krijgen de advertentie dan te zien. Zo’n campagne is al mogelijk vanaf elk budget.

Ook kan gedacht worden aan retargeting van advertenties. Dat klinkt misschien ingewikkeld, maar is in principe simpel: iemand zoekt iets op internet, maar doet geen aankoop. Een paar dagen later is reclame voor dat product of evenement te zien op een andere site. Op deze manier worden mensen eraan herinnerd dat ze dat evenement misschien graag willen bezoeken, maar nog geen kaarten hebben besteld. Deze methode is niet goedkoop, maar wel effectief.

Tip 6 | Sponsors werven

Sponsors kunnen heel effectief zijn voor een evenement – en andersom. De sponsor helpt reclame voor het evenement te maken, terwijl die tegelijkertijd zelf bij de bezoekers van het evenement in de spotlights staat.

Tip 7 | Bedankmail

Om het geslaagde evenement helemaal af te maken en de bezoekers in de sfeer ervan te houden, is het verstandig om binnen een paar dagen een bedankmail naar hen allemaal te sturen. De bezoeker voelt zich gewaardeerd en geniet nog even na van het succesvolle evenement. Stuur vooral ook foto’s of video’s mee in deze e-mail, of een link naar een webpagina waar deze op staan. Deze e-mail zorgt ook voor een goede relatie met de bezoeker en is alvast een leuke herinnering om naar het volgende evenement uit te kijken!

Ben je enthousiast geworden over het promoten van je evenement, maar kun je nog wat hulp gebruiken? Neem dan contact met ons op!