skip to Main Content

Anne en haar Digitale Kantoor

Anne is wie je noemt een échte West-Fries: ‘niet lullen, maar poetsen’. En zo geschiedde! Sinds 3 jaar siert zij haar aanwezigheid op de backoffice van MEO in Haarlem. Wat ze daar doet? Klanten wegwijs maken in de wondere wereld van Microsoft 365. En hoe, dat legt ze je graag zelf uit!

Van 0-uren contract naar vaste kracht

De 22-jarige Anne is begonnen als stagiaire op de backoffice afdeling en bleef na haar stage ‘plakken’. “Romy (afdelingsmanager red.) vertelde dat ik kon blijven werken onder een 0-uren contract. Ik ben in die periode ook begonnen met een hbo-opleiding, maar dat beviel mij niet helemaal. In 2021 heb ik toen een fulltime contract gekregen. En onlangs heb ik te horen gekregen dat ik een vast contract krijg waar ik natuurlijk ontzettend trots op ben!”

Teamleider Romy vult aan: “Het engelengeduld dat Anne heeft kan menig collega jaloers op zijn. Anne lost alles op binnen Digitaal Kantoor en geen vraag is haar te veel, dit is een eigenschap waar ze trots op mag zijn. Het is dan ook niet voor niets dat Anne een vast contract krijgt, we zijn blij met haar!”

Anne: “Ik mag mij vanaf juli aanstaande Junior Projectmedewerker Backoffice noemen. Mijn werk is zo ontzettend divers, ik ben hier nog lang niet uitgeleerd en ben blij dat ik nog langer bij MEO mag blijven. Ik denk dat er nog veel klanten bij gaan komen, dus de afdeling zal zeker nog wel groter worden. Misschien heb ik over een paar jaar wel een eigen team, dat zou echt een droom zijn! Momenteel ben ik bezig met het opzetten en onderhouden van het Digitale Kantoor voor onze klanten en MEO zelf.”

Anne tekent haar contract

Digitaal Kantoor?

“Het Digitale Kantoor is wat wij noemen het beheer van Microsoft 365, het vroegere Office 365. Klanten komen bij ons om het door MEO in te laten richten en te beheren. Wij kunnen e-mailadressen en wachtwoorden aanmaken voor nieuwe medewerkers bijvoorbeeld, maar ook het beheer van de Sharepoint. Waar moet alles opgeslagen worden, wie kunnen er bij de documenten en wat moet er in het archief komen.

Je bent echt de servicedesk van de klant en helpt ze met allerhande vragen. Dat kan uiteraard telefonisch, maar ik kan ook online met ze meekijken via Teamviewer om ze op die manier te helpen. De vragen zijn altijd ontzettend divers en dat maakt het werk ook zo leuk. Het zijn vragen van e-mailadressen aanmaken tot wachtwoorden vergeten en het verlenen van toegang tot de Sharepoint of als iemand ergens mee stopt als vrijwilliger de rechten weer stopzetten. Vanwege de veiligheid kunnen wij dit alleen voor de klanten doen, dus je begrijpt dat deze vragen veelvuldig langskomen.

Maar ook hoe je je Outlook handig kunt inrichten met mappen bijvoorbeeld, daar zijn we inmiddels expert in dus daar geven we altijd graag advies over! Tenslotte krijgen we vaak vragen over licenties. Non-profits hoeven namelijk niet te betalen voor licenties, dus als daar facturen voor binnenkomen komen we gelijk in actie om dit te checken bij klanten en in orde te maken.

Alles op één plek

Dat klinkt natuurlijk heel fancy, een Digitaal Kantoor, maar wat houdt dit dan precies in? Anne licht toe: “De winst voor de klanten zit hem met name in het feit dat alles op één plek staat waar iedereen bij kan en iedereen een document op dezelfde plek bewerkt. Bijvoorbeeld bij het aanpassen van statuten en contracten is dat ontzettend handig. Dit scheelt veel heen en weer gemail en verschillende versies van dergelijke documenten. Maar bovenal hebben de klanten een uitgebreid systeem wat goed in elkaar zit. Zowel document – als agendabeheer en een goed e-mailprogramma.
In korte tijd zijn er 8 nieuwe klanten bij gekomen, dus we zijn ontzettend druk met het onboarden van deze klanten!”

Het leed wat wachtwoorden heet

Het grappigste wat Anne is overkomen met een klant? “Dat een klant een wachtwoord laat aanpassen en hij/zij de volgende dag belt omdat deze alweer is vergeten haha. En dat gebeurt vaker dan je denkt hoor!

Maar ik heb ook wel eens regelmatig de vraag voorbij zien komen in de mailbox van de ledenadministratie dat mensen zich alleen voelen en vragen of ik langs wil komen voor en kopje koffie. Helaas kan ik ze daar niet mee helpen natuurlijk, maar we verwijzen mensen dan altijd door naar lotgenoten contactnummer bijvoorbeeld. Je begrijpt, er is écht ‘never a dull moment’ hier!”

Back To Top