Wie slechts op zoek is naar de instellingen, vindt deze samengevat in het overzicht onderaan deze pagina. Hoewel de instellingen voor ieder e-mailprogramma hetzelfde zijn, verloopt het instellingsproces niet voor iedere applicatie in dezelfde volgorde. Programmagerichte hulp is online onder meer te vinden voor Windows Mail, Microsoft Outlook voor pc, Mac of mobiel en Mail (Apple) voor Mac of voor iPhone en iPad.

Kiezen tussen POP en IMAP

Voor je begint, is het goed om eerst een keuze te maken tussen twee instellingen: POP of IMAP. Wij adviseren doorgaans IMAP, al hebben beide voor- en nadelen. Als je voor POP kiest, wordt de e-mail van de webserver verwijderd zodra je die met het e-mailprogramma hebt binnengehaald. Dit betekent dus dat je de e-mail daarna niet meer op een ander apparaat kunt openen of via webmail kunt bekijken. Als je voor IMAP kiest, blijft de e-mail op de webserver staan en bewaar je automatisch een reservekopie van je ontvangen en verzonden e-mails. Wel neemt dit schijfruimte van het hostingpakket in; tenzij je regelmatig mails verwijdert, heb je daarom op een gegeven moment wellicht een uitgebreider pakket nodig.

Zodra je weet welk type jouw voorkeur heeft, kun je jouw e-mailaccount toevoegen aan de e-mailapplicatie. Vaak worden al een aantal veelgebruikte e-mailservices als Outlook.com, Google en iCloud voorgesteld, maar voor het toevoegen van een IMAP- of POP-account kies je er altijd voor om het account via een ‘andere’, ‘handmatige’ of een soortgelijke optie in te stellen. Ergens in het proces zul je dan aan kunnen geven of je voor IMAP of POP kiest.

(Gebruikers)naam

Het programma vraagt je doorgaans zowel om je naam als om je gebruikersnaam. In het eerste geval zal het gaan om de naam van de ‘afzender’, de naam die getoond wordt aan de ontvangers van je e-mails; dit kan jouw eigen naam zijn, maar soms is het logischer een andere naam in te voeren – denk bijvoorbeeld aan de naam van de organisatie indien het een algemeen e-mailadres betreft.

De gebruikersnaam is voor onze klanten altijd gelijk aan het volledige e-mailadres. Hierbij vul je ook het wachtwoord in dat bij jouw e-mailaccount hoort. Deze combinatie wordt door de server gebruikt om je te kunnen identificeren en toegang te bieden tot jouw e-mails.

In- en uitgaande server

De servernaam is voor zowel de in- als uitgaande e-mail hetzelfde, en is opgebouwd als  mail.domein.extensie. Met ‘domein’ wordt de onderscheidende naam in jouw domeinnaam bedoeld, zoals bijvoorbeeld ‘wijzijnmeo’ dat is voor [email protected]. Met extensie wordt het laatste deel van de domeinnaam bedoeld, zoals .nl of .org. De in- en uitgaande server zou in ons geval dus mail.wijzijnmeo.nl zijn.

Voor de server zijn enkele instellingen nodig die in sommige e-mailprogramma’s als ‘geavanceerd’ beschouwd worden. Zo is voor de uitgaande e-mailserver, aangeduid met SMTP, verificatie vereist; vink dit aan als dit nog niet automatisch is ingesteld. De inkomende poort is 993 (IMAP) of 995 (POP3) en moet beveiligd worden met SSL; de uitgaande poort is 465 en moet ook via SSL beveiligd worden.

Lukt het niet om verbinding te maken? Loop dan de instellingen nog eens na met onderstaande samenvatting en controleer goed op eventuele spelfouten. Ga ook na of je internetverbinding naar behoren werkt. Mocht je er dan nog steeds niet uitkomen, dan kun je natuurlijk altijd contact met ons opnemen.

Overzicht instellingen

Type account: POP of IMAP

Naam: de naam van de afzender (je eigen naam, of bijvoorbeeld die van jouw organisatie)

E-mailadres: het e-mailadres van het betreffende account

Server (zowel in- als uitgaand): opgebouwd als mail.domein.extensie (bijvoorbeeld mail.wijzijnmeo.nl)

Gebruikersnaam: gelijk aan het e-mailadres

Wachtwoord: het wachtwoord dat hoort bij jouw e-mailaccount

Server uitgaande mail (SMTP): verificatie vereist

Inkomende poort: 993 (IMAP) of 995 (POP3), beveiliging op SSL

Uitgaande poort: 465, beveiliging op SSL